Rimborsi spese per i professionisti: come funziona la tassazione

Lavoro autonomo — Fiscalità del professionista

Avvocati, commercialisti, consulenti, ingegneri: chi esercita una libera professione si trova spesso ad anticipare somme per conto dei propri clienti o a sostenere spese direttamente collegate all’incarico. Come vanno trattate fiscalmente? La risposta dipende dalla natura della spesa — e dalla modalità con cui è stata sostenuta.

Il quadro generale: reddito di lavoro autonomo e spese deducibili

Il reddito di lavoro autonomo è determinato dalla differenza tra i compensi percepiti e le spese sostenute nell’esercizio dell’attività, secondo il principio di cassa (art. 54 TUIR). A differenza del reddito d’impresa, non esiste un conto economico: rilevano le entrate e le uscite effettivamente avvenute nel periodo d’imposta.

Le spese deducibili devono essere inerenti all’attività professionale. Alcune categorie sono deducibili integralmente (spese per personale dipendente, contributi previdenziali, cancelleria), altre solo in misura percentuale (autovetture al 20%, telefonia al 80%, vitto e alloggio al 75% con ulteriore limite). Il tema dei rimborsi si innesta in questo quadro con regole specifiche.

La distinzione fondamentale: spese proprie vs. spese anticipate per il cliente

Il trattamento fiscale dei rimborsi ruota intorno a una distinzione essenziale, che vale sia sotto il profilo IVA sia sotto il profilo IRPEF.

Anticipazione in nome e per conto: il professionista paga una somma intestata al cliente. Il rimborso non è un compenso: è la mera restituzione di un esborso altrui. È escluso da IVA e da reddito professionale.

Spesa propria rimborsata: il professionista sostiene la spesa a suo nome e la addebita al cliente. Il rimborso è compenso a tutti gli effetti: entra nel volume d’affari IVA e concorre al reddito professionale.

Le spese anticipate in nome e per conto: art. 15 DPR 633/72

L’art. 15, comma 1, n. 3 del DPR 633/72 esclude dalla base imponibile IVA le somme anticipate in nome e per conto del cliente, purché debitamente documentate. La stessa logica si riflette sul piano reddituale: il rimborso non è un compenso, non entra tra i proventi del professionista e non è soggetto a IRPEF né a ritenuta d’acconto.

Esempi tipici: diritti di visura camerale pagati per conto del cliente, marche da bollo, diritti di segreteria, spese di registrazione di atti notarili, tasse di concessione governativa intestate al cliente.

Condizioni operative: la fattura o ricevuta del terzo deve essere intestata al cliente; il rimborso va indicato in una riga separata della propria fattura con esplicita dicitura art. 15; la documentazione va conservata.

Le spese proprie rimborsate: regime ordinario

Quando il professionista sostiene spese a proprio nome — trasferte, pernottamenti, pasti, trasporto — e le recupera addebitandole al cliente, il rimborso costituisce compenso imponibile. In questo caso si applica il meccanismo della deduzione analitica in capo al professionista e della tassazione del rimborso come provento.

Il risultato netto, nella grande maggioranza dei casi, è fiscalmente neutro: la spesa si deduce, il rimborso si tassa. Tuttavia occorre attenzione alle spese soggette a deducibilità limitata (es. vitto e alloggio al 75%): la deduzione parziale genera uno sbilancio, per cui una quota del rimborso risulta di fatto tassata.

Per contenere questo effetto, molti professionisti preferiscono strutturare i rimborsi richiedendo ai terzi di intestare direttamente le spese al cliente, ove possibile.

Ritenuta d’acconto e rimborsi: come fatturare correttamente

La ritenuta d’acconto del 20% (art. 25 DPR 600/73) si applica ai compensi per prestazioni di lavoro autonomo. I rimborsi ex art. 15 — essendo esclusi dalla base imponibile — non sono soggetti a ritenuta. I rimborsi di spese proprie, invece, essendo compensi, vi rientrano.

Una fattura ben strutturata distinguerà chiaramente:

• Onorario per la prestazione professionale → soggetto a IVA e ritenuta d’acconto
• Rimborso spese proprie (es. viaggio, alloggio) → soggetto a IVA e ritenuta d’acconto
• Anticipazioni ex art. 15 DPR 633/72 (es. diritti camerali, marche da bollo) → escluse da IVA e ritenuta

Spese di rappresentanza e omaggi

Le spese di rappresentanza sostenute dal professionista (pranzi con clienti, omaggi, eventi) sono deducibili nel limite dell’1% dei compensi percepiti nell’anno (art. 54, comma 5, TUIR). Non generano rimborsi tipici, ma è frequente che il cliente richieda di contribuirvi: in tal caso il contributo ricevuto è sempre compenso imponibile.

Diverso è il caso in cui il cliente organizzi direttamente l’evento sostenendo le spese in proprio: qui non vi è alcun transito economico nella sfera del professionista e non sorge alcuna questione reddituale.

Un caso particolare: il regime forfettario

Per i professionisti in regime forfettario il tema dei rimborsi è ancora più delicato. Il reddito imponibile si calcola applicando un coefficiente di redditività ai ricavi, senza possibilità di dedurre analiticamente alcuna spesa: questo significa che ogni somma che transita come ricavo viene tassata, anche se corrisponde a una spesa reale sostenuta per il cliente.

Inoltre, i ricavi concorrono al limite annuo di € 85.000 per la permanenza nel regime: un rimborso consistente impropriamente classificato potrebbe avvicinare — o far superare — la soglia, con fuoriuscita involontaria dal regime agevolato.

La corretta applicazione dell’art. 15 DPR 633/72 è quindi ancora più strategica rispetto al regime ordinario: i rimborsi per somme anticipate in nome e per conto del cliente non concorrono né al limite né all’imponibile (confermato dalla Risposta a interpello AdE n. 458/2019). Quelli relativi a spese proprie, invece, entrano nei ricavi a tutti gli effetti.

Per il professionista forfettario con rimborsi frequenti è quindi essenziale organizzare la propria operatività in modo da richiedere, ove possibile, che le spese del cliente siano intestate direttamente a quest’ultimo — conservando tutta la documentazione e indicando separatamente in fattura le anticipazioni ex art. 15.

Riferimenti normativi: art. 54 TUIR — art. 15, comma 1, n. 3, DPR 633/1972 — art. 25 DPR 600/1973 — art. 1, comma 54, L. 190/2014 — Circolare AdE n. 10/E/2016 — Risposta a interpello AdE n. 458/2019

Francesco D’Angelo — Dottore Commercialista e Revisore Legale — Studio D’Angelo, Milano